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華夏智誠項目管理--如何成為時間管理大師？

發(fā)布時間：2020-04-24

4月23日是世界讀書日，倒是被"羅志祥的時間管理"給刷屏了。
今天，就用這幾分鐘跟著小編，把干貨好好看看，從此成為時間管理大師不是夢！

如何成為時間管理大師？
第1步
記住這些原則

? 50-30-20原則
如何成為時間管理大師？
你工作日里50%的時間應(yīng)該花在有益于你長期發(fā)展目標的事情上，30%的時間應(yīng)該用于你完成中期（兩年左右）目標的事情，20%的時間用于完成未來90天以內(nèi)需要完成的任務(wù)。

? “一個籃子”原則 One Bucket

盡可能減少自己接收新任務(wù)的籃子。理想的狀態(tài)是用一個“籃子”應(yīng)對所有的事情。很多人都會有一種感受，那就是在他們發(fā)現(xiàn)所有需要做的事情都堆在同一個地方的時候會松一口氣，即使這里可能堆了很多很多任務(wù)。

? “一進一出”原則 One In, One Out

通過替代原則來避免混亂。一旦你買來新的東西，就把舊的東西丟了或者捐了。比方說你買了一件新襯衫，就應(yīng)該扔掉一件舊的。如果有一天你感覺自己擁有了太多的東西、感覺到了壓力，那你或許可以試試“一進二出”，嘗試“輕生活”吧。

? "收件箱清零”原則 Inbox Zero

在讀每一封郵件時就判斷應(yīng)該如何處理。如果郵件里的事你需要去做，要不就趕快去做，要不就把它加入計劃單，然后把郵件歸檔或刪除。以每天清空你的郵箱來要求自己。

你需要對每一封郵件執(zhí)行4D處理：
? 或刪除（Delete）
? 或行動（Do）
? 或委任他人（Delegate）
? 或暫時擱置（Defer）

? 單任務(wù)原則 Monotasking

人們傾向于認為自己是多面手，但事實上我們并不是。我們在多重任務(wù)同時進行的時候其實只是在一段時間內(nèi)快速把更碎的時間分給這些任務(wù)。真正投入一件事需要花費很多的時間（研究表明長達20分鐘），索性就把它做完再開始下一件事情。
如何成為時間管理大師？
第2步
定下目標


? 目標必須S-M-A-R-T

學(xué)會設(shè)定你的目標。好的目標都是SMART的——即精確(Specific)、可衡量(Measurable)、可達到(Attainable)、現(xiàn)實(Realistic)和及時(Timely)。設(shè)立SMART目標能幫你設(shè)立有效、而并非觸不可及的目標。
如何成為時間管理大師？

? 目標具象化 Visualize

想象自己完成目標時候的樣子。你的生活會是什么樣？你會是你希望成為的樣子嗎？如果不是就重新制定你的目標。如果是，就繼續(xù)想象自己達到目標需要的每一步努力。

? 認清你的“首要任務(wù)”

每天早上或前一條睡覺前標出三到四件這一天需要完成的最重要的事情，先把它們完成。這樣就算你這一天只做了這幾件最重要的事，這還是效率很高并非渾渾噩噩的一天。

? 任務(wù)優(yōu)化四分圖 Covey Quadrants

兩條數(shù)軸分別是重要性和緊急程度。任務(wù)分布在以下四個象限：不重要不緊急（not important, not urgent）、不重要但緊急（notimportant, urgent）、重要但不緊急（important, not urgent）、重要且緊急（important and urgent）。除掉不重要不緊急的任務(wù)，把不重要但緊急的事情推遲，在重要的事情變緊急前做完。

如何成為時間管理大師？
? 個人宣言 Personal Mission Statement

寫下一條個人使命宣言，讓它引導(dǎo)你設(shè)立目標。仔細考慮每個目標或者活動是否能讓你離你的使命更近，如果不能就把它劃掉。同時要定時重新檢查、修改你的個人使命宣言。

第3步
開始行動

? 列清單 Checklists

當(dāng)計劃大型的任務(wù)時，列好清單可以讓你在計劃進行中忙于工作時還能記得具體步驟。把清單留著，這樣你下一次做同樣的任務(wù)時就可以繼續(xù)用它了。

? 馬上開始做 Do It Now

把“現(xiàn)在就做”當(dāng)成你戰(zhàn)勝拖延癥的四字真言。把決斷時間控制在60秒以內(nèi)，遇到事情馬上決定。學(xué)會在不確定的情況下做決定。保持一直向前。

? 先吞下青蛙！Eat the Frog

先把最不想干的事情做了。英語里有個說法就是說如果你一早起來先吞了最不想吞的青蛙，那么你會覺得接下來發(fā)生的什么事情都不在話下。

? 觸發(fā)器 Triggers

在周圍放一些有意義的小東西讓它時刻提醒你要做什么。這也有利于培養(yǎng)良好的習(xí)慣。比如說把要去圖書館還的書放在門口，這樣你出門的時候就能看到這些書然后想起來要去還。

? 反向計劃你的任務(wù) Backwards Planning

這個方法是從最終的目標倒推你下一步的行動。首先腦子里要構(gòu)思好最終目標。想想為了完成目標你需要做些什么。如此這般直到發(fā)現(xiàn)你已經(jīng)達到的程度或者馬上就能達到的狀態(tài)——這就是你下一步需要做的。
如何成為時間管理大師？
? 下一步是什么 What’s the Next Action?

不要一開始就把需要完成目標所要做的事情一步一步都想好，你只要想好下一步怎么做就行了。一般情況下微不足道的小事可以產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，最后我們要不就得去著手解決，否則受阻。

有時我們需要更多的信息，有時我們要讓別人都跟上我們的腳步。我們的計劃一方面要盡可能具體，一方面要盡可能不具體：比如說安電視線的時候你要做的不是自己去插線，而是找電視公司提供安裝服務(wù)。

第4步
時間管理

? 10+2*5法則

做事時以10分鐘為周期，每個周期間休息兩分鐘?？梢杂糜嫊r器來把握時間。這樣一小時重復(fù)五次就可以保證你目標明確但精神和身體上的精力不會透支。在這些兩分鐘的間隔里可以喝個水，去個廁所或者去看看窗外。

? 有限時間限定 Time Boxing

每天規(guī)定一定的時間來做特定的事情，在這段時間里集中精力做這件事。別想著能不能完成，只要把精力集中在項目上就行。

? 零碎時間 Gap Time

我們每天在等公交車、排隊、等開會以及其他時候會有小段的間隙時間。你最好準備一張表列舉在這種時間里可以做的那些5分鐘之內(nèi)就能完成的小事。或者你也可以帶本書充分利用這種時間。

? 記錄你的時間 Time Log

律師會把他們每天做的事情和做事分別用了多少時間詳細記錄下來，這樣他們就能在向客戶收取費用時做到有據(jù)可依。你對自己也要做到有據(jù)可依，所以就記錄一下你花在重要的事情上面的具體時間吧。

第5步
停止重復(fù)

? 分批處理 Batch Process

把你手頭相似的工作集中到一起做。比如說不要把回郵件的時間分散，而應(yīng)該拿出一個小時集中閱讀回復(fù)郵件。同樣的方法也適用于回語音郵件、回電話、回信、文件歸檔等每天都會重復(fù)去做的事情。

? 為一切能重復(fù)的事情建立模板 Templates

為需要重復(fù)完成的任務(wù)建立模板，比如說信件、顧客回復(fù)郵件、博客宣傳等。把能自動化的事情全都自動運行起來。比如使用Office中的宏，或使用IFTTT。

每當(dāng)我做的東西反復(fù)超過5遍時，我就會反思，是否能為自己找到一個程序來為我做。

? 把事情一次搞定 Handle Everything Once

別把事情放在一邊，覺得你之后會有時間回來做。每次看到郵件里的任務(wù)時問問自己“這件事我要怎么做”，你可以著手去做，稍后再做，交給別人做或者把它歸檔。
如何成為時間管理大師？
第6步
不能做的

? 禁止列表 To Don’t List

為不能做的事情列張表，這有利于你擺脫掉效率低下的習(xí)慣，比如說玩網(wǎng)頁小游戲。

? 學(xué)會說不 say “no”

學(xué)會拒絕新的任務(wù)、其他東西可能突然打斷你的東西是最有用的技能之一。這樣你就能專注并把時間放在你自己的任務(wù)上。

第7步
做自己

? 計劃性拖延 Structured Procrastination

這是一個利用拖延癥特質(zhì)把事情做完的巧妙方法。為了躲避最難的事情，拖延癥者可以做列在下面看似沒那么難做或者沒那么重要的事情，這十分高效。

這個方法能成功的關(guān)鍵在于列在最開頭的任務(wù)要十分迫切，截止日期近在咫尺，而任務(wù)又十分繁瑣。但事實上這些事也不是特別的緊急。計劃性拖延要求受眾有很好的自我欺騙能力，而這個能力是拖延癥晚期患者最拿手的。

? 無視原則 Tune Out

戴耳機可以制造自己的私人空間。人們在打擾戴耳機的人時會更猶豫一些。注意：你戴耳機的時候可以不必要放歌，因為別人并不知道。

? 接受失敗的自己 Do Your Worst

允許自己做得不好，讓自己擺脫每件事第一次就能做到完美的壓力。告訴自己之后還能補救，但現(xiàn)在只能就這么做做。

? 放慢腳步 Slow Down

給自己一些時間。慢點吃飯，過個慵懶愜意的周末。花多點時間把事情做好，讓自己在快節(jié)奏的工作和生活中掌握好平衡。

第8步
反思一下

? 寫下來 Write It Down

別太依賴你的記憶力。把你要做的事情、時間計劃、任何你可能會用到的東西、腦海中飄過的想法都寫下來，這樣你會感到輕松，因為你知道你不會忘掉。你的大腦是應(yīng)該用來想更重要的事的，記東西用的應(yīng)該是紙張或者電腦。

? 全方位記錄 Ubiquitous Capture

隨身常備可以記東西的筆和本子，或者是掌上電腦，或者是分類卡片。捕捉記錄所有腦海中產(chǎn)生的想法。這些想法可以關(guān)于是想做的產(chǎn)品、需要約的人、下次去商店要買的東西等。定期查看這些備忘然后把它們整理到任務(wù)單、歸檔系統(tǒng)、日記本里面。

? 回頭總結(jié) Review

每周規(guī)定固定的時間看看上周做了什么，下周打算做什么。問問自己有什么新項目可能要開始著手了，自己現(xiàn)在做的事情是不是讓你慢慢接近你人生的目標了。

第9步
好好生活

? 多睡覺 Get more sleep

效率再高也是為了生活。睡眠對健康狀況、學(xué)習(xí)狀態(tài)和精神狀態(tài)至關(guān)重要。

研究證明身體經(jīng)歷一個完整的睡眠周期需要90分鐘，所以少于90分鐘的午睡并沒有真正進入睡眠的效果（雖然這樣也能讓你舒服點）。晚上最少保證8小時的睡眠。試著把睡覺當(dāng)成一種輕松愉悅的事情而非必須去做的煩心事或者不可多得的奢侈行為。

? 扮演好不同角色 Roles

每個人生來就扮演著不同的角色。比如說我是老師，同時也扮演著學(xué)生，作家，繼父，丈夫，哥哥，兒子，叔叔，人類學(xué)家等角色。你需要了解自己所扮演的角色，因為明確分清這些角色有助于你在這些角色之間找準平衡。在這些角色的基礎(chǔ)上設(shè)立目標，同時確保這些目標和自己的角色相符。

? 跟自己約會 Make an Appointment with Yourself

每周左右都能劃一部分時間給自己。想想你現(xiàn)在的生活狀態(tài)：什么是對的？有什么出問題了？你犯了什么錯？你能怎么改變？給自己一個認清自己的機會。