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項目經理不能錯過的7個管理工具

發布時間：2020-05-13

所有的工具，只有在對的時間，用在對的地方，才能真正指導項目經理的實際工作。

SWOT分析法
·Strengths：優勢
·Weaknesses：劣勢
·Opportunities：機會
·Threats：威脅

意義：幫你清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優勢與劣勢，把握環境提供的機會，防范可能存在的風險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。

PDCA循環規則
·Plan：制定目標與計劃
·Do：任務展開，組織實施
·Check：對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查
·Action：糾正偏差，對成果進行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃
意義：每一項工作，都是一個pdca循環，都需要計劃、實施、檢查結果，并進一步進行改進，同時進入下一個循環，只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。


6W2H法
·What：工作的內容和達成的目標
·Why：做這項工作的原因
·Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人
·When：在什么時間、什么時間段進行工作
·Where：工作發生的地點
·Which：哪一種方法或途徑
·How：用什么方法進行
·How much：需要多少成本

意義：做任何工作都應該從6W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應該用6W2H，能節約寫報告及看報告的時間。


SMART原則
·Specific 具體的
·Measurable 可測量的
·Attainable 可達到的
·Relevant 相關的
·Time based 時間的
有的又如此解釋此原則
·S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統

·M代表可度量(Measurable)，指績效指標是數量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的

·A代表可實現(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標

·R代表現實性(realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察
·T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標的特定期限


時間管理-重要與緊急
A、重要且緊急
·緊急狀況
·迫切的問題
·限期完成的工作
·你不做其他人也不能做

B、重要不緊急
·準備工作
·預防措施
·價值觀的澄清
·計劃
·人際關系的建立
·真正的再創造
·增進自己的能力

C、緊急不重要
·造成干擾的事、電話
·信件、報告
·會議
·許多迫在眉睫的急事
·符合別人期望的事

D、不重要不緊急
·忙碌瑣碎的事
·廣告函件
·電話
·逃避性活動
·等待時間


優先順序=重要性×緊迫性
意義：在進行時間安排時，應權衡各種事情的優先順序，要學會“彈鋼琴”。
對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。


任務分解法[WBS]
即Work Breakdown Structure，如何進行WBS分解：目標→任務→工作→活動

WBS分解的原則：
·將主體目標逐步細化分解，最底層的任務活動可直接分派到個人去完成；每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。

WBS分解的方法：
·至上而下與至下而上的充分溝通
·一對一個別交流
·小組討論

WBS分解的標準：
·分解后的活動結構清晰
·邏輯上形成一個大的活動
·集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點
·所有活動全部定義清楚

意義：項目經理要學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，你才能心里有數，才能有條不紊地工作，統籌安排你的時間表。


二八原則
巴列特定律：“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。
意義：這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。