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風險管理難嗎?五步教你搞定90%以上的項目風險

發(fā)布時間:2022-02-14

在項目中開展風險管理的步驟由識別、評估、計劃、實施和溝通這五個基本步驟組成,缺一不可。

風險管理是項目經(jīng)理修煉的終極目標,也是項目管理中最難的環(huán)節(jié)。優(yōu)秀的項目經(jīng)理一定都是善于在項目中通過事前預防替代事后救火的項目風險管理的高手。

1.識別環(huán)境

在識別環(huán)境這個步驟中,項目經(jīng)理和項目團隊要了解清楚兩大類信息:

第一類信息是項目團隊外部的信息。項目經(jīng)理首先要了解公司內(nèi)有哪些與風險管理的政策和相關的要求,由于項目是在企業(yè)的整體風險管理框架或體系之下運行的,必須遵循企業(yè)風險管理的整體要求。


第二類信息是項目自身特點的信息。不同類型的項目的風險是不同的,這意味著風險管理的側(cè)重點也不同。項目經(jīng)理和項目團隊需要充分了解自身項目的特點,如項目產(chǎn)品的復雜程度、創(chuàng)新性,項目團隊和項目客戶的特點等,這些都會導致項目出現(xiàn)不確定性。

識別環(huán)境的目的是幫助項目經(jīng)理和項目團隊為自己的項目風險管理工作劃清管理邊界,確定風險管理的范圍和側(cè)重,根據(jù)這些信息制定項目風險管理的整體指導性文件,用來指導項目經(jīng)理和項目團隊在整個項目生命周期中開展風險管理活動。

2.識別風險

風險的目的是在已經(jīng)劃定的邊界范圍之內(nèi),把所有的威脅或機會一個一個找出來,整理在一張表格上,列成風險記錄單。

 

圖 項目風險記錄單(示例)

二、風險評估

1.風險估算

當我們識別出來一堆風險之后,接下來要評估風險記錄單中的每個風險,我們把這個過程叫作風險估算。在風險估算的過程中,我們需要仔細地分析風險記錄單中每個風險發(fā)生的概率和造成的影響,并盡量做到量化。

當我們評估風險概率和風險影響的時候,一定要對所有的風險進行優(yōu)先級劃分,確定哪些風險是要優(yōu)先處理的,哪些可以先放一放。由于企業(yè)和項目的資源有限,并不是所有的風險都要管的,更沒有辦法同時處理所有的風險,因此,要進行風險的優(yōu)先級排列。在進行風險優(yōu)先級排列時,還要考慮風險臨近度這個因素,確保優(yōu)先處理即將發(fā)生的風險。

2.風險評價

對于項目經(jīng)理和項目管理委員會來說,既要關注項目中的單個風險,還要關注項目中所有的風險累加在一起之后對項目造成的總體影響,我們稱之為項目的總體風險水平,通常用項目風險的預期貨幣價值衡量。

項目風險的預期貨幣價值=項目中所有風險的預期貨幣價值(每個風險影響的貨幣價值×該風險發(fā)生的可能性的百分比)。

對于每個項目,項目經(jīng)理一定要能準確地估算自己的這個項目預期的貨幣價值是多少,不能僅僅描繪它的收益,還要關心項目中多少收益是有風險的。

三、風險計劃

1.風險的應對策略

分析和選擇風險的應對策略是風險計劃的前提。把風險找出來的目的不僅是給大家預警,更重要的是分析和選擇風險應對措施,最大限度地降低風險對于項目目標的消極影響,提升積極的影響。

通常我們把風險應對策略分成兩類:

(1)威脅的應對策略。以下幾個策略從不同角度來應對威脅,各有利弊。

· 規(guī)避的策略,它根據(jù)風險的原因想辦法應對。

· 降低的策略,它從風險事件出發(fā),分析如何降低風險事件發(fā)生的概率或降低風險事件造成的消極影響。

·后備和應急計劃的策略,它從風險的結(jié)果出發(fā),重在提前準備好風險事件發(fā)生后的應對手段。

·轉(zhuǎn)移的策略,它從風險結(jié)果出發(fā),重在把風險帶來的影響轉(zhuǎn)嫁到其他利益相關方身上。轉(zhuǎn)移的標準做法通常有兩種:一種是買保險,也叫保險轉(zhuǎn)移;另一種是合同轉(zhuǎn)移。

·接受的策略,顧名思義,就是沒有什么具體的應對措施了。當我們評估風險之后,認為風險影響不大的時候,是可以考慮接受的。

·共享的策略,也是從風險的結(jié)果出發(fā)。如果某個風險由項目團隊獨自應對比較困難,可以考慮拉著其他項目外部利益相關方共同應對。

(2)機會的應對策略。機會是對項目目標有積極影響的不確定性,在項目中時常會碰到,如果處理得當,有助于項目團隊更快、更好地實現(xiàn)項目目標,甚至擴大收益或增加額外的收益。

·利用的策略。當在項目中發(fā)現(xiàn)一個有積極影響的不確定性時,大多數(shù)人會愿意抓住這個機會,盡量把這個不確定的機會變成確定的收益,這就是我們所說的利用。

·強化的策略。當發(fā)現(xiàn)外包方這件事是一個有可能降低成本的機會的時候,也可以考慮如何擴大這個機會的收益。

·拒絕的策略。有時候,雖然可以看到對項目目標有利的機會,但是鑒于種種原因,可能會放棄這個機會,這就是拒絕。拒絕的背后,很多時候是項目團隊考慮了項目整體的機會成本,平衡了投入、收益、風險和機會成本等不同因素后綜合的結(jié)果。

·共享的策略。機會也是可以和他人共享的。

2.風險應對行動的選擇和計劃

通常,項目經(jīng)理和項目團隊在分析和思考風險應對策略的時候,應該本著全方位思考或系統(tǒng)化思考的原則,把所有可能的應對策略都考慮到,然后比較不同應對策略之間的優(yōu)缺點,最終挑選一個或幾個最適合的應對策略并制訂實施計劃。

在比較和選擇應對策略時,通常應從以下幾個角度來考慮:

·對項目計劃的影響;

·對項目業(yè)務價值的影響;

·是否會造成新的風險;

·投入與收益的性價比。

四、風險實施

1.授權

每個風險的應對行動都必須落實到人,而且必須至少落實到兩個角色身上:一個角色叫風險負責人,通常是手握資源和權利的領導;另一個角色叫風險執(zhí)行人,通常是一個職級不高但是有足夠的時間和精力實施應對措施的項目成員。

需要注意的是,針對同一個風險,負責人和執(zhí)行人最好不是同一個人,因為負責人負責提供所需資源、做決策并監(jiān)督執(zhí)行人實施風險應對計劃,而監(jiān)督和被監(jiān)督這兩個角色不應該被集成到同一個人身上,否則會出現(xiàn)問題。

經(jīng)驗證明,只有把風險應對計劃落實到一個有資源、有權利的領導加上一個有時間干活的項目成員身上時,風險應對計劃才更容易落地。

2.監(jiān)督

項目經(jīng)理需要在實施風險計劃的過程中,監(jiān)督應對行動落實的效果。通常,項目經(jīng)理需要重點關注以下幾點:

應對行動是不是被執(zhí)行了

執(zhí)行風險應對行動之后是不是有效果

在執(zhí)行應對行動的過程中是不是造成了新的風險。

3.控制

如果項目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)計劃的風險應對行動沒有達到預期效果,就需要盡快采取糾正行動。

五、溝通

在項目風險管理的整個生命周期過程中,在項目管理團隊內(nèi)部,項目管理團隊與項目外部的利益相關方之間建立及時、有效的溝通機制是至關重要的。常見的溝通方式可以包括但不限于定期的風險管理會議、定期更新的風險狀態(tài)郵件、定期風險管理新聞稿、定期的風險檢查、一對一的關鍵利益相關方匯報和溝通等。

作為合格的項目經(jīng)理,在接到項目任務的那一刻起,就應開始策劃建立項目的風險管理機制;在項目進入實施交付階段前,一定要確保項目風險管理機制已經(jīng)就位。

在整個項目的實施過程中,始終通過有效的風險管理機制識別、評估和控制項目中的各種不確定性,努力把項目過程中的不確定變?yōu)榇_定,減少項目中的意外事件。

努力做到通過事前預防替代事后救火,減少不確定造成的消極影響,擴大不確定造成的積極影響,確保項目成功。風險管理是項目經(jīng)理修煉的終極目標,也是項目管理中最難的環(huán)節(jié)。